Trabajando con Excel
Si de algún programa sabemos los contadores ese es Excel. Hay muchas cosas útiles en este programa de Microsoft y debemos de aprenderlas.
La contabilidad, como ustedes sabrán, se encarga del registro y consolidación de las operaciones diarias en una empresa, entre otras cosas. Pues bien, es el volumen de información el que hace difícil el quehacer contable. Y es por eso que Excel va en nuestro auxilio.
Veamos un poco como nos puede ayudar.
Las tablas dinámicas
Sí, empezamos con temas intermedios. Normalmente, el tema de tablas dinámicas no se enseña en cursos básicos, pero en realidad son muy fáciles de aprender y muy útiles también.
Las tablas dinámicas sirven para resumir información, además tienen la capacidad de actualizar los datos resumidos al hacer algún cambio. y también pueden cambiar la forma de de mostrar los datos.
¿Suena bien, verdad? Veamos un ejemplo:
Primero necesitamos los datos que vamos a resumir, por cortesía de excel negocios, tenemos el diario de operaciones.
Entonces nos dirigimos a Insertar y luego a tablas dinámicas.
Y le damos aceptar. Y que así:
Tenemos que elegir los "campos de la lista de campos" tal como indica Excel, así que arrastramos con el ratón el campo "código" a cuadricula de "filas" y los campos "Debe" y "Haber" a "valores".
Esto hace que tengamos un resumen por código de cuenta contable de los movimientos en debe y haber. Pero queremos también la diferencia de ambos, nos vamos a la pestaña de "analizar" y luego a "insertar campos"
Le colocamos el nombre de "saldo", seleccionamos el concepto de "Debe" agregamos el simbolo de resta "-" y finalmente insertamos el concepto de "Haber"
Así obtenemos la el saldo de cada cuenta. Pero nosotros necesitamos un resumen más conciso, un resumen a nivel de dos dígitos. Entonces vamos a la hoja donde se encuentran el diario, y en la última columna usamos la fórmula de "EXTRAER" o "MED", según su versión de Excel y extraemos, cual dentista, las dos primeras cifras
En seguida arrastramos la fórmula hacia la última fila necesaria, llamamos a nuestra columna "cuenta", como paso siguiente regresamos a la tabla dinámica y nos ubicamos en la opción de "cambiar origen de datos", rápidamente incluimos la columna agregada recientemente y le damos aceptar.
Pero las tablas dinámicas ofrecen una velocidad que se nota cuando hay mucha data, si ponemos 100,000 filas nuestras queridas tablas no tendrían problema alguno. Sin contar el hecho que no causaría la clásica lentitud de Excel cuando hay mucha información.
El ejemplo queda así, lo puedes descargar aquí.
Si usted, estimado lector, no ha logrado asimilar este tema, le recomiendo que busque tutoriales de tablas dinámicas en YouTube, que hay muy buenos, por ejemplo este.
Eso es todo por hoy, en el siguiente post veremos más cosas útiles en Excel.
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